De academische e-maildienst van Aix-Marseille kent aan elk personeelslid een adres toe van het type [email protected]. Dit adres wordt gebruikt voor communicatie met de hiërarchie, collega’s en institutionele partners. Het toevoegen van een professionele handtekening aan deze e-maildienst maakt het mogelijk om de afzender ondubbelzinnig te identificeren en voorkomt dat je je gegevens bij elke verzending opnieuw moet intypen.
Roundcube of Zimbra: twee interfaces, twee wegen naar de handtekening
De academische regio PACA biedt vandaag twee verschillende omgevingen, Roundcube en Zimbra, voor toegang tot de academische webmail. De keuze van de interface bepaalt direct de methode voor het aanmaken van de handtekening.
Roundcube biedt een relatief eenvoudige handtekeningeditor. Het veld accepteert platte tekst en enkele basisopmaak (vet, cursief, hyperlink). Zimbra daarentegen heeft een completere HTML-editor die de integratie van afbeeldingen, kleuren en meer geavanceerde lay-outs mogelijk maakt.
Voordat je begint, moet je dus controleren welke interface actief is op het account. De inlog-URL en het uiterlijk van de inbox helpen bij de beslissing: Roundcube toont een sobere zijbalk, terwijl Zimbra een uitgebreidere werkbalk presenteert. Voor meer informatie over de configuratie van de ac Aix-Marseille e-mail met Apprendissimo, zijn de stappen per interface gedetailleerd.
Een handtekening maken in Roundcube: instellingen en beperkingen
In Roundcube wordt de handtekening geconfigureerd vanuit het menu Instellingen, vervolgens de sectie Identiteiten. Een klik op het e-mailadres toont een formulier met een handtekeningveld onderaan de pagina.
HTML-formaat inschakelen in Roundcube
Standaard kan het handtekeningveld in platte tekst zijn. Een selectievakje “HTML-handtekening” maakt de overstap naar een mini-editor mogelijk. Deze optie is essentieel om een klikbare link naar een site toe te voegen of om de tekst op te maken met kleuren.
Het HTML-formaat moet worden ingeschakeld voordat je opgemaakte inhoud plakt, anders worden de tags verwijderd en blijft alleen de platte tekst over. Een veelvoorkomende fout is om de handtekening in een tekstverwerker te schrijven en deze vervolgens in het platte veld te plakken: de hele opmaak verdwijnt.
Aanbevolen inhoud voor de academische handtekening
Een professionele handtekening in de context van de academie van Aix-Marseille moet beknopt blijven. Hier zijn de elementen die je moet opnemen:
- Voornaam en achternaam, gevolgd door de functie (docent, administratief personeel, AESH, schooldirecteur)
- Bevoegdheid en, indien van toepassing, het district
- Professioneel telefoonnummer (niet het persoonlijke nummer)
- Academisch e-mailadres, ook al staat het al in de kop van het bericht, omdat sommige doorstuuracties het verbergen
Een logo of afbeelding toevoegen in Roundcube is technisch mogelijk, maar de bestandsgrootte en de weergave op de inboxen van de ontvangers vormen vaak een probleem. Het is beter om bij tekst te blijven.
Een handtekening maken in Zimbra: profiteren van de HTML-editor
Zimbra biedt een iets andere weg. Je moet naar Voorkeuren gaan en vervolgens naar het tabblad Handtekeningen. Een knop “Nieuwe handtekening” opent een rijke editor met een complete werkbalk.
De Zimbra-editor maakt het mogelijk om direct een afbeelding in te voegen (bijvoorbeeld het logo van de instelling), lettertypen te wijzigen, horizontale scheidingen toe te voegen en de handtekening over meerdere regels te structureren met meer controle. Zimbra staat ook de creatie van meerdere handtekeningen toe die aan verschillende identiteiten of aliassen zijn gekoppeld, wat nuttig is voor personeel dat een functioneel adres beheert naast hun persoonlijke adres.
Eenmaal de handtekening gemaakt, moet je deze koppelen aan de standaardidentiteit in het dropdownmenu “Standaardhandtekening voor nieuwe berichten”. Zonder deze koppeling bestaat de handtekening, maar wordt deze niet automatisch ingevoegd.
MOM: de tool voor het beheer van academische e-mailopties
De startpagina van de academische e-mail Aix-Marseille vermeldt een tool genaamd MOM (Mijn E-mailopties). Dit portaal centraliseert het beheer van aliassen, doorstuuracties en de visuele handtekening van het account.
MOM werkt onafhankelijk van Roundcube en Zimbra. De handtekening die in MOM is gedefinieerd, kan overlappen of in conflict komen met die in de webmail. Om duplicaten (twee handtekeningen die onder elkaar worden weergegeven) te voorkomen, is het beste om één configuratielocatie te kiezen:
- Ofwel in MOM, als de handtekening identiek moet zijn ongeacht de gebruikte e-mailclient (webmail, smartphone, tablet)
- Ofwel direct in Roundcube of Zimbra, als verschillende handtekeningen nodig zijn afhankelijk van de verzendcontext
- Ofwel in de lokale IMAP-client (Thunderbird, Outlook, Apple Mail), als de e-mail is geconfigureerd met het IMAP-protocol op een persoonlijk apparaat
In dit laatste geval moeten de IMAP- en SMTP-instellingen van de academie correct worden ingevuld om ervoor te zorgen dat de verzending werkt en de handtekening wordt weergegeven. De inkomende en uitgaande server gebruiken STARTTLS-encryptie, en de gebruikersnaam komt meestal overeen met het volledige e-mailadres.
Veelvoorkomende fouten die voorkomen dat de handtekening wordt weergegeven
De handtekening is aangemaakt maar verschijnt niet in de verzonden berichten: dit probleem komt regelmatig voor. Drie hoofdoorzaken verklaren dit.
De eerste is de vergeten koppeling tussen de handtekening en de verzendidentiteit. In Zimbra, net als in Roundcube, is het creëren van een handtekening niet voldoende. Je moet deze expliciet koppelen aan het afzendadres in de identiteitsinstellingen.
De tweede betreft de opmaakmodus. Als het account is ingesteld op “platte tekst” voor het opstellen van berichten, zal een HTML-handtekening niet correct worden weergegeven en wordt deze gereduceerd tot platte tekst zonder opmaak. De opmaakmodus moet overeenkomen met het formaat van de handtekening.
De derde betreft gebruikers die via een externe IMAP-client toegang hebben tot hun e-mail. De handtekening die in de webmail is gedefinieerd, wordt niet overgedragen naar de lokale client. Je moet deze handmatig opnieuw creëren in de instellingen van de software (Thunderbird, Outlook of andere).
De academische handtekening blijft een eenvoudig technisch element, maar de configuratie varieert afhankelijk van de gebruikte interface. Het controleren van de actieve omgeving (Roundcube, Zimbra of MOM), het inschakelen van het juiste formaat en het koppelen van de handtekening aan de verzendidentiteit is in de meeste gevallen voldoende om een professioneel en functioneel resultaat te behalen.
