Die akademische Messaging-Plattform von Aix-Marseille weist jedem Mitarbeiter eine Adresse vom Typ [email protected] zu. Diese Adresse dient dem Austausch mit der Hierarchie, den Kollegen und den institutionellen Partnern. Das Hinzufügen einer professionellen Signatur zu diesem Messaging-System ermöglicht es, den Absender eindeutig zu identifizieren und zu vermeiden, dass man seine Kontaktdaten bei jeder Nachricht erneut eingeben muss.
Roundcube oder Zimbra: zwei Schnittstellen, zwei Wege zur Signatur
Die akademische Region PACA bietet heute zwei verschiedene Umgebungen, Roundcube und Zimbra, um auf das akademische Webmail zuzugreifen. Die Wahl der Schnittstelle bestimmt direkt die Methode zur Erstellung der Signatur.
Roundcube bietet einen relativ einfachen Signatur-Editor. Das Feld akzeptiert reinen Text und einige grundlegende Formatierungen (fett, kursiv, Hyperlink). Zimbra hingegen verfügt über einen umfassenderen HTML-Editor, der die Integration von Bildern, Farben und ausgefeilteren Layouts ermöglicht.
Bevor man beginnt, sollte man also überprüfen, welche Schnittstelle auf dem Konto aktiv ist. Die URL zum Einloggen und das Aussehen des Posteingangs helfen bei der Entscheidung: Roundcube zeigt eine schlichte Seitenleiste, während Zimbra eine umfangreichere Werkzeugleiste präsentiert. Um die Konfiguration von der Messaging-Plattform Aix-Marseille mit Apprendissimo zu vertiefen, sind die Schritte Schnittstelle für Schnittstelle detailliert beschrieben.
Eine Signatur in Roundcube erstellen: Einstellungen und Grenzen
In Roundcube wird die Signatur über das Menü Einstellungen und dann den Abschnitt Identitäten konfiguriert. Ein Klick auf die E-Mail-Adresse zeigt ein Formular mit einem Feld für die Signatur am Ende der Seite an.
HTML-Format in Roundcube aktivieren
Standardmäßig kann das Signaturfeld in reinem Text sein. Ein Kontrollkästchen “HTML-Signatur” ermöglicht den Wechsel zu einem Mini-Editor. Diese Option ist unerlässlich, um einen klickbaren Link zu einer Website hinzuzufügen oder den Text mit Farben zu formatieren.
Das HTML-Format muss aktiviert werden, bevor formatierter Inhalt eingefügt wird, andernfalls werden die Tags entfernt und nur der reine Text bleibt erhalten. Ein häufiger Fehler besteht darin, die Signatur in einem Textverarbeitungsprogramm zu erstellen und dann in das reine Feld einzufügen: das gesamte Layout verschwindet.
Empfohlener Inhalt für die akademische Signatur
Eine professionelle Signatur im Kontext der Akademie Aix-Marseille sollte kurz und prägnant bleiben. Hier sind die Elemente, die enthalten sein sollten:
- Vorname und Nachname, gefolgt von der Funktion (Lehrer, Verwaltungspersonal, AESH, Schulleiter)
- Zugehörige Einrichtung und gegebenenfalls der Bezirk
- Berufliche Telefonnummer (nicht die private Nummer)
- Akademische E-Mail-Adresse, auch wenn sie bereits im Kopf der Nachricht steht, da einige Weiterleitungen sie ausblenden
Das Hinzufügen eines Logos oder Bildes in Roundcube ist technisch möglich, aber die Dateigröße und die Darstellung in den Postfächern der Empfänger stellen oft ein Problem dar. Es ist besser, sich auf den Text zu beschränken.
Eine Signatur in Zimbra erstellen: den HTML-Editor nutzen
Zimbra bietet einen leicht anderen Weg. Man muss zu den Einstellungen gehen und dann den Tab Signaturen auswählen. Ein Button “Neue Signatur” öffnet einen Rich-Editor mit vollständiger Werkzeugleiste.
Der Zimbra-Editor ermöglicht es, direkt ein Bild (z.B. das Logo der Einrichtung) einzufügen, Schriftarten zu ändern, horizontale Trennlinien hinzuzufügen und die Signatur auf mehreren Zeilen mit einer feineren Kontrolle zu strukturieren. Zimbra erlaubt auch die Erstellung mehrerer Signaturen, die verschiedenen Identitäten oder Aliasen zugeordnet sind, was nützlich ist für Mitarbeiter, die zusätzlich zu ihrer persönlichen Adresse eine funktionale Adresse verwalten.
Sobald die Signatur erstellt ist, muss sie im Dropdown-Menü “Standard-Signatur für neue Nachrichten” mit der Standardidentität verknüpft werden. Ohne diese Verknüpfung existiert die Signatur, wird aber nicht automatisch eingefügt.
MOM: das Tool zur Verwaltung der Optionen der akademischen Messaging-Plattform
Die Startseite der akademischen Messaging-Plattform Aix-Marseille erwähnt ein Tool namens MOM (Meine Messaging-Optionen). Dieses Portal zentralisiert die Verwaltung von Aliasen, Weiterleitungen und der visuellen Signatur des Kontos.
MOM funktioniert unabhängig von Roundcube und Zimbra. Die in MOM definierte Signatur kann sich mit der im Webmail konfigurierten überschneiden oder in Konflikt stehen. Um Doppelungen (zwei Signaturen, die untereinander angezeigt werden) zu vermeiden, ist es eine gute Praxis, einen einzigen Konfigurationsort zu wählen:
- Entweder in MOM, wenn die Signatur unabhängig vom verwendeten E-Mail-Client identisch sein soll (Webmail, Smartphone, Tablet)
- Oder direkt in Roundcube oder Zimbra, wenn unterschiedliche Signaturen je nach Versandkontext erforderlich sind
- Oder im lokalen IMAP-Client (Thunderbird, Outlook, Apple Mail), wenn das Messaging über das IMAP-Protokoll auf einem persönlichen Gerät konfiguriert ist
In diesem letzten Fall müssen die IMAP- und SMTP-Einstellungen der Akademie korrekt eingegeben werden, damit der Versand funktioniert und die Signatur angezeigt wird. Der eingehende und der ausgehende Server verwenden die Verschlüsselung STARTTLS, und die Anmeldedaten entsprechen in der Regel der vollständigen E-Mail-Adresse.
Häufige Fehler, die das Anzeigen der Signatur verhindern
Die Signatur wird erstellt, erscheint aber nicht in den gesendeten Nachrichten: Dieses Problem tritt regelmäßig auf. Drei Hauptursachen erklären dies.
Die erste ist das Vergessen der Verknüpfung zwischen der Signatur und der Absenderidentität. Sowohl in Zimbra als auch in Roundcube reicht es nicht aus, eine Signatur zu erstellen. Sie muss ausdrücklich mit der Absenderadresse in den Identitätseinstellungen verknüpft werden.
Die zweite betrifft den Kompositionsmodus. Wenn das Konto auf “reinen Text” zum Verfassen von Nachrichten eingestellt ist, wird eine HTML-Signatur nicht korrekt angezeigt und auf reinen Text ohne Formatierung reduziert. Der Kompositionsmodus muss dem Format der Signatur entsprechen.
Die dritte betrifft Benutzer, die über einen externen IMAP-Client auf ihr Messaging zugreifen. Die im Webmail definierte Signatur wird nicht an den lokalen Client übertragen. Sie muss manuell in den Einstellungen der Software (Thunderbird, Outlook oder andere) neu erstellt werden.
Die akademische Signatur bleibt ein einfaches technisches Element, aber ihre Konfiguration variiert je nach verwendeter Schnittstelle. Die Überprüfung der aktiven Umgebung (Roundcube, Zimbra oder MOM), die Aktivierung des richtigen Formats und die Verknüpfung der Signatur mit der Absenderidentität reichen in den meisten Fällen aus, um ein professionelles und funktionales Ergebnis zu erzielen.
